La réponse simple (et il n'y a jamais de véritable «réponse simple») est qu'un conseil d'administration s'occupe le mieux des problèmes de conflits en ayant une politique spécifique sur les conflits d'intérêts et en la respectant strictement. Le besoin d'avoir ceci est souligné dans une publication de novembre 2011 de Sport Canada intitulée «S'employer à exercer une gouvernance efficace au sein de la communauté sportive nationale du Canada» où, à la page 11, ce qui suit est établi:

Rédiger une politique concernant les conflits d'intérêts 
Une politique concernant les conflits d'intérêts doit être adoptée et des déclarations d'intérêts doivent être actualisées au moins une fois par an relativement aux points à l'ordre du jour des réunions du conseil. Il s'agit d'une démarche simple mais essentielle concernant la perception de conflits d'intérêts.

Ceci suggère que non seulement est-il important d'avoir une politique, mais qu'il faut qu'il y ait des «déclarations d'intérêts» annuelles et des déclarations pour chaque réunion du conseil. Les deux dernières sont les plus faciles à gérer . Je recommande que chaque membre du conseil, au moment de la première réunion du conseil après chaque assemblée générale annuelle, signe une déclaration de conflits dans laquelle il indique tous les sujets dont il est conscient à ce moment-là qui pourraient donner une perception de conflits.  Pour être clair, ceci ne concerne pas uniquement les cas effectifs de conflits, mais aussi les conflits perçus. Donc, par exemple, si vous avez travaillé à temps partiel (comme pour des cours de formation ou des camps de leadership) cela devrait être déclaré. De même, avoir un membre de la famille dans une équipe dans votre organisation peut, dans certaines circonstances, provoquer un conflit. 

Ensuite il devrait y avoir un point à l'ordre du jour (probablement juste après «Approbation de l'ordre du jour) pour les «Déclarations de conflit». Ceci donne une occasion à un membre du conseil de dire à l'avance à propos d'un sujet spécifique discuté qu'il a un conflit avec ce sujet.  Il serait alors approprié de permettre que ce membre s'absente de toute discussion en rapport avec ce sujet spécifique . Par exemple, si un point d'un ordre du jour était «Sélection de l'équipe pour les championnats provinciaux» et qu'un des directeurs a un membre de sa famille dans le groupe pour la sélection, alors quand la réunion du conseil en est au point des «Déclarations des conflits» de l'ordre du jour, ce membre devrait déclarer un conflit à cause de la sélection potentielle du membre de sa famille. La réunion pourrait alors se découler avec le membre du conseil qui se retire lui-même de la réunion quand la discussion est rendue au point de la sélection de l'équipe.

Les plus gros problèmes de conflits d'intérêts sont traités en ayant une politique spécifique qui décrit quelles sortes de choses sont (et peut-être ne sont pas) des conflits et dans quelles circonstances (s'il y en a) un conflit peut être «acceptable».  À ce sujet, il est important de souligner que, même si l'existence d'un conflit peut disqualifier un membre du conseil de participer aux discussions (et, bien sûr, de voter) sur le sujet avec lequel il y a un conflit, cela, généralement, ne le disqualifie pas pour plus que cela. En ce sens, il est utile d'avoir une politique complète non seulement pour que les membres du conseil puissent être certains de la respecter, mais aussi pour qu'elle serve d'outil qui guide et renseigne les membres en général.

Donc la «réponse» à cette question est d'avoir une politique claire qui est examinée régulièrement et de jumeler à cette politique des étapes actives par le conseil à chaque réunion pour s'occuper des conflits potentiels en rapport avec les affaires en cours de l'organisation dès le début et en public.

Peter Lawless, MA, LLB 
Président, Entraîneurs du Canada

Chaque organisation sportive doit avoir une politique de conflits d'intérêt approuvée par le conseil d'administration qui est bien diffusée et comprise par tous les bénévoles et le personnel. La politique doit expliquer ce qui constitue un conflit d'intérêt et comment les conflits d'intérêt doivent être gérés dans l'organisation. C'est une bonne pratique que les bénévoles et le personnel signent chaque année une déclaration de conflit d'intérêt et qu'il y ait un point régulier à l'ordre du jour de toutes les réunions (conseil d'administration, comités, personnel) dans lequel les conflits d'intérêt sont déclarés.

Joan Duncan 
JDI Consulting

La meilleure chose est d'être averti. Les conflits d'intérêt sont un problème grave dans la gouvernance des organisations sportives parce que la collectivité sportive est relativement petite. Les personnes du sport sont aussi des personnes qui agissent, des personnes passionnées qui aiment être impliquées et il n'est pas rare pour un bénévole typique du sport d'être impliqué dans plusieurs organisations différentes en même temps. C'est ce qui crée le problème. Quand une personne est directrice dans un conseil d'administration, elle a la tâche légale importante de placer les intérêts de cette organisation en premier, devant tout autre intérêt. Souvent, les personnes qui sont membres de conseils d'administration de plus d'une organisation, peuvent trouver que leur loyauté est divisée. Par exemple, un président d'un club de natation qui est aussi membre du conseil d'administration d'un organisme provincial et en même temps aussi président d'un comité national, peut trouver qu'il ne peut accomplir sa tâche de loyauté tout le temps. Pour s'occuper de ce problème, les organisations sportives doivent comprendre et être averties du potentiel de conflit. Elles doivent avoir une politique claire qui régit les situations de conflit d'intérêt (et la volonté d'appliquer une telle politique) et elles doivent être ouvertes et transparentes sur comment elles font rapport et gèrent le conflit. Certaines organisations évitent entièrement le problème en exigeant, comme politique ou règlement, que les directeurs ne peuvent avoir d'intérêt concurrent dans d'autres organisations.

Rachel Corbett 
Centre pour le sport et la Loi

Chaque conseil d'administration doit s'assurer d'avoir des règlements clairs sur les conflits d'intérêt et que ces règlements sont régulièrement examinés pour être constants et «à jour» ("best practice" templates available on the website?). D'abord , les conseils d'administration doivent :

• S'assurer que les politiques de conflits d'intérêt sont formalisées et implantées chaque année au niveau du conseil d'administration et des comités - cela inclut la «signature» d'une déclaration, par les membres du conseil d'administration, qui indique leur connaissance et leur engagement envers la politique
• S'assurer qu'une politique de conflit d'intérêt fait la différence entre le potentiel de conflit «direct» et «indirect» et décrit une procédure selon laquelle un membre du conseil d'administration peut agir quand il est confronté à un conflit
• S'assurer que le président/président du conseil d'administration et le personnel supérieur connaissent particulièrement bien la politique et la procédure d'implantation (incluant des occasions de développement professionnel au besoin)
• S'assurer que la politique est appliquée de manière constante dans toute l'association, incluant au niveau opérationnel du personnel quand c'est le cas.
• S'assurer que, dans les circonstances qui l'exigent ainsi, la politique d'appel de l'association est bien équipée pour traiter les situations qui peuvent survenir à la suite de l'implantation de la politique de conflit d'intérêt.

Ian Moss 
Comité olympique canadien