Les six étapes de l’art de la délégation

Mercredi, Mai 10, 2017 - 10:28

La délégation de tâches et de responsabilités dans une organisation est essentielle pour créer des milieux de travail efficaces. Bien que ce ne soit pas toujours évident, une délégation efficace facilite la gestion de la charge de travail et est une preuve de respect envers les collègues. Même si ça nécessite un investissement en temps, la délégation permet à vos employés d’assumer des responsabilités à long terme qui vous libèrent du temps et enlève un fardeau de votre esprit. Cela permet aussi aux employés de développer des compétences.

Risques de ne pas déléguer

• Épuisement personnel
• Faible qualité du travail
• Retards dans le flux de travail qui ralentit les autres
• Ralentissement du développement des employés en l’absence de nouveaux défis
• Faible motivation des employés liés à la micro-gestion et à une perception de manque de confiance

Avantages de la délégation

• Participation active des employés, ce qui leur donne le sentiment d’être importants
• Habilitation des employés leur permettant de bien exécuter leur travail
• Sentiment d’appartenance organisationnelle
• Prise de décisions plus efficace et informée de la part des employés

La délégation peut être une proposition gagnante si on le fait bien. Voici les étapes à suivre pour assurer une délégation efficace.

1. Décidez de ce que vous devez déléguer : Dans la mesure du possible, confiez à vos employés la totalité du projet ou de la tâche pour vous assurer qu’ils comprennent l’objectif global. Si c’est une partie d’un projet, assurez-vous qu’ils comprennent les grands enjeux desquels découle le projet en question. Si c’est la première fois que vous déléguez, commencez par un projet simple ou de petite envergure. Ne déléguez jamais une tâche que vous ne voudriez pas faire vous-même, car cela dénigre vos employés. Si possible, tentez de solliciter la participation des employés quand vous déléguez les projets et établissez des échéances.
2. Jumelez les bons employés aux bons projets : Évaluez les forces et les faiblesses de chacun et déléguez les tâches qui correspondent aux capacités et intérêts des employés. Assurez-vous que les employés ont assez de temps pour exécuter la tâche, sinon vous devrez réorganiser les priorités. Choisissez la personne qui fera un bon travail et qui est motivée.
3. Établissez des communications claires :  Particulièrement au début d’un projet, offrez du soutien à vos employés, répondez à leurs questions, et donnez-leur des précisions alors qu’ils apprennent leurs nouvelles responsabilités. Ayez des attentes claires et donnez-leur tous les renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches. Identifiez les responsables et les personnes à qui on rend des comptes afin que tout le monde soit au courant de la façon de gérer la tâche.
4. Élaborez des indicateurs de réussite ou des résultats clairs :  Les personnes qui comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités ainsi que les résultats escomptés sont plus susceptibles d’atteindre ces objectifs. Veillez à ce que les délais correspondent aux tâches. Soyez conscient qu’une courbe d’apprentissage sera inévitable, et établissez des livrables prévus. Discutez des échéances et des dates pour faire le point sur les dossiers à examiner.
5. Assurez des suivis : Mettez l’accent sur les résultats et ne faites pas de micro-gestion, sinon vous minerez la confiance de vos employés et risquerez de perdre votre temps. Comme on l’a mentionné à l’étape 4, il serait bon de créer un calendrier de jalons et un processus d’examen qui permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde sur l’état d’avancement de la tâche. Déterminez aussi la fréquence à laquelle vous devez faire le point après avoir délégué les tâches de manière à laisser une marge de manœuvre et respecter vos échéances.
6. Faites preuve de reconnaissance : Remercier vos employés peut avoir une grande incidence sur la motivation et le moral des employés. N’oubliez pas de reconnaître le bon travail fait par les employés de même que par les acteurs de soutien. Si une récompense est remise à la suite d’un projet réussi, assurez-vous que tout le monde puisse en profiter.

Bien que la délégation semble être une merveilleuse proposition, une délégation efficace nécessite de la pratique et peut entraîner des bienfaits pour vous en tant que leader et vos employés. Tirez des leçons de votre équipe et servez-vous de la délégation pour établir des occasions de bâtir une confiance et de la motivation chez vos employés pour assurer leur développement personnel. La répartition des responsabilités développe des habiletés à tous les niveaux de l’organisation.