Les conseils d'administration doivent d'abord s'assurer que les directeurs/bénévoles ont des attentes clairement expliquées pour leur rôle. Ces attentes sont généralement fournies dans le mandat et/ou une description de tâches et les principes d'opération du conseil d'administration. Si cela n'est pas en place, la première étape pour améliorer la performance serait d'établir ces outils, idéalement avec des commentaires de ceux qui remplissent ces rôles, incluant la personne qui ne produit pas.

Idéalement, les organisations sportives ont une politique et/ou une procédure sur comment les directeurs/les personnes qui ne produisent pas seront gérés (See link to sample policy ). Dans ce cas, l'approche est claire, avoir le courage de recourir à la procédure.

Quand il n'y a pas de politique, le président du conseil d'administration/du comité ou la personne à qui se rapporte le bénévole doit lui parler individuellement et lui demander ce qu'il comprend de ce qu'est son rôle de bénévole. Cela devrait ouvrir la porte à une discussion sur les attentes, aux raisons potentielles pour la sous-production et à l'occasion d'en venir à une entente sur la manière d'aller de l'avant. Selon la discussion, le président peut déterminer s'il est nécessaire de faire un suivi de la discussion par écrit. Une telle situation doit être un avertissement pour le conseil d'administration qu'il y a un besoin pour établir les documents indiqués précédemment.

Joan Duncan 
JDI Consulting

Il y a plusieurs « pour le bénévolat - nous recrutons des bénévoles, les retenons, les reformons, les renouvelons, les récompensons, les reconnaissons .... Et quelque fois les mettons à la retraite. Les membres du conseil d'administration qui ne produisent pas sont un fardeau pour toute l'organisation. Collectivement, tous les conseils d'administration doivent être ouverts à l'évaluation de leur performance et doivent le faire régulièrement. Individuellement, tout directeur doit être informé de ses tâches fiduciaires et de l'importance de les accomplir, pour des raisons légales et morales. Plusieurs personnes se retrouvent membres d'un conseil d'administration parce qu'elles voulaient apporter une contribution, mais ils ne se sont jamais demandé si agir comme directeur était la meilleure manière de contribuer. Imagine Canada dit que seulement environ 5% de tous les bénévoles sont aptes à être directeurs. Un membre d'un conseil d'administration qui ne produit pas bien doit être approché par le président du conseil d'administration pour une discussion sur sa performance. S'il n'y a pas de progrès, alors il faut demander au directeur de démissionner et lui trouver un remplaçant. Il est aussi utile pour les organisations d'avoir des descriptions de tâche écrites pour les directeurs et que les directeurs signent une entente pour confirmer leurs tâches et leurs responsabilités fiduciaires. Ces politiques et engagements rendent plus facile de traiter avec la mauvaise performance d'un directeur.

Rachel Corbett 
Centre pour le sport et la Loi

D'abord et avant tout, tous les membres du conseil d'administration doivent être bien préparés pour leur rôle et leurs responsabilités dans le conseil d'administration avant de poser leur candidature pour le poste - si cela n'est pas clairement expliqué, une confusion constante et un manque de compréhension claire peuvent certainement contribuer beaucoup à l'image de «mauvaise performance» d'un membre du conseil d'administration. De même, le président/président du conseil d'administration et un cadre supérieur doivent s'assurer qu'il y a une solide orientation pour le membre bénévole du conseil d'administration une fois qu'il a été élu au conseil d'administration.

Deuxièmement, le conseil d'administration doit lui-même être clair sur ses rôles et responsabilités collectivement - cela doit être un point prioritaire de l'ordre du jour pour tous les nouveaux conseils d'administration chaque année. Une portion de cette discussion doit aussi être la manière selon laquelle le conseil d'administration évaluera collectivement son efficacité.

«La mauvaise performance» est quelque peu subjective, mais un conseil d'administration doit indiquer ce qu'il perçoit être des comportements ou des attitudes qui ne respectent pas la gestion effective du conseil d'administration - il vaut mieux formaliser cela dans un document de «principes directeurs» pour les membres du conseil d'administration annuellement. Idéalement, chaque membre du conseil d'administration signerait un document par lequel ils acceptent et respectent ces «principes directeurs» - ainsi, cela donne au conseil d'administration collectif le pouvoir de traiter avec ses pairs qui ne respectent pas les principes acceptés collectivement.

Le président/président du conseil d'administration doit se voir confier la responsabilité de s'occuper des sujets qui concernent l'efficacité d'un membre du conseil d'administration, en suivant les directives qui ont été établis dans l'association. Dans le cas où le président/président du conseil d'administration est la personne concernée, alors il doit y avoir un mécanisme par lequel le conseil d'administration peut collectivement s'occuper du sujet.

Chaque cas ou problème nécessitera une solution sur mesure - cela peut être simplement un rappel amical à la personne au sujet de ses responsabilités, d'autres cas peuvent être plus sérieux et peuvent inclure le retrait des tâches ou même une action légale. Dans tous les cas, le conseil d'administration et l'association doivent s'assurer d'avoir les politiques formelles appropriées en place pour s'occuper de tels sujets et, tout aussi important, faire preuve de la «rapidité» appropriée dans la manière de s'occuper du sujet.

Ian Moss 
Comité olympique canadien