C'est une bonne idée d'avoir un gabarit qui est généralement respecté pour les ordres du jour du conseil d'administration puisque cela aide les membres du conseil d'administration à se préparer pour les réunions. Le meilleur gabarit sera différent d'une organisation sportive à une autre, mais devrait inclure ce qui suit:

• Un point régulier à l'ordre du jour sur les déclarations de conflits d'intérêts au début de la réunion
• Organiser les points selon les objectifs importants/les directions stratégiques du plan stratégique de l'organisation
• S'occuper des points de décisions/d'approbation avant les points d'information
• Inclure un point sur la confidentialité/les messages à la fin de chaque ordre du jour
• Les ordres du jour auront suffisamment d'information historique, pour permettre aux membres du conseil d'administration de se préparer à prendre des décisions bien informées, qui sera distribuée bien avant la réunion (le nombre de jours doit être accepté par le conseil d'administration)

Joan Duncan 
JDI Consulting

Les réunions du conseil d'administration doivent certainement s'occuper des affaires formelles de l'association - la quantité de détails et la portée des discussions nécessaires à chaque réunion dépendent de la fréquence (et du temps disponible) des réunions et des responsabilités confiées au conseil d'administration (supervision par rapport à opérationnel). Un gabarit d'ordre du jour du conseil d'administration est disponible dans le portail de gouvernance du CRS - utilisez le comme document guide uniquement (permettez d'établir un ordre du jour sur mesure axé sur les besoins du conseil d'administration individuel). Non seulement il est important d'instaurer un ordre du jour pour le conseil d'administration, mais il est tout aussi important de produire de bons procès-verbaux des actions et des discussions du conseil d'administration - l'ordre du jour et le procès-verbal subséquent sont des documents officiels de l'association, donc assurez-vous qu'une procédure formelle est mise en place pour assurer que ces tâches sont effectuées efficacement par le président/président du conseil d'administration et un bénévole de soutien ou un employé supérieur.

Le plan stratégique de l'association doit être perçu comme les «principes directeurs» pour les réunions du conseil d'administration. Des présidents/présidents du conseil d'administration «incorporent» les priorités de programmation du plan stratégique dans chaque ordre du jour du conseil d'administration, tandis que d'autres s'assurent qu'il y a une section dans les réunions du conseil d'administration consacrée à l'examen/la mise à jour du plan stratégique (cela peut se faire sous la forme de mises à jour par le personnel, par exemple). Dans tous les cas, le plan stratégique doit être examiné dans toutes les réunions du conseil d'administration, sinon le plan cesse d'être un «document vivant» pour l'organisation.

Ian Moss 
Comité olympique canadien