Is there a Board agenda template, or guiding principles, that should always be used for Board meetings?
Is there a Board agenda template, or guiding principles, that should always be used for Board meetings?
It is a good idea to have a template that is generally followed for Board agendas as it helps Board members in their meeting preparation. The best template will vary from one sport organisation to another but should consider including the following:
- A standard agenda item on declaration of Conflicts of interest at beginning of meeting
- Organise items under key objectives/strategic directions from the organisations strategic plan
- Deal with items of decision/approval before items for information
- Include an item on Confidentiality/Messaging at the end of each agenda
- Agendas will sufficient background information to enable Board members to prepare to make well informed decisions should be circulated well in advance of the meeting (number of days to be agreed by Board)
Joan Duncan
JDI Consulting
Board meetings certainly need to deal with the formal business of the association - how much detail and scope of discussion required at each meeting depends on the frequency (and time available) of meetings and the responsibilities invested in the Board (oversight versus operational). A Board agenda template is available on the SIRC Governance Portal - use this as a guiding document only (with allowance for customising an agenda based upon individual Board needs). Not only is it important to formalise Board agenda's, but it is equally important to commit to proper recording of Board minutes, actions and discussion - the agenda and subsequent minutes are the official records for the association, so make sure that a formal process is put in place to ensure that these functions are carried out effectively by the President/Chair and supporting volunteer or senior staff.
The Association's Strategic Plan needs to be seen as the "guiding principles" for Board meetings. Some President/Chairs "embed" the key Strategic Plan programming priorities within each Board agenda, while others ensure that there is a section of the Board meeting dedicated to Strategic Plan review/updates (this might be in the form of staff updates as an example). In either instance, the Strategic Plan needs to be germaine to all Board meetings - otherwise, the Plan ceases to be a "living document" for the organisation.
Ian Moss
Canadian Olympic Committee
How do we attract new volunteer leaders to our Board?
How do we attract new volunteer leaders to our Board?
Many sport organizations struggle with maintaining an active, engaged, and effective Board of Directors. Too often, when organizations recruit board members, they merely look for "warm bodies" to fill the vacancy. Sometimes this works out, but oftentimes it doesn't.
Board recruitment is similar to staff recruitment. Board members need to have the knowledge, connections, and willingness to address the issues you are facing as an organization. Start first by identifying the skills, knowledge, traits and experience that you need to address your Board's current and upcoming challenges. Write up a job description that describes the role you expect the new Board member to play. Be realistic about the time commitment.
Work with your existing Board and senior staff to brainstorm a list of people who meet your profile. Don't forget to consider diversity, regional representation and linguistic balance. Consider representatives from corporate Canada as well, especially if you have a policy Board. Don't rule out anyone because you think they might be too busy or uninterested, or don't know anything about your sport.
Even if someone is contacted who is unable to serve, he/she may know someone else who might consider the role. Networking can be used to recruit the best and the brightest. Use this list as your call list. The CEO or Nominating Committee chair should make the calls, to determine if someone is interested. Select more than one candidate so that you end up with a number to select from.
Once you have new Board member(s), don't forget to offer a comprehensive Board orientation, so that they know what is expected of them and know how their contribution will be assessed.
Judy Sutcliffe
The Sutcliffe Group Incorporated
The best way to attract new volunteers is through your current volunteers. Provide volunteers the flexibility to involve colleagues and friends in their work. Individuals who they feel their volunteer contribution is valued and appreciated will frequently encourage others to become involved.
Many recently retired professionals are looking for ways to use their skills and unemployed individuals are looking for ways to enhance their skills and resumes. These individuals may be registered with volunteer bureaus that can be found in many communities.
Students provide another source of volunteers. Speak with high school teachers in schools where a minimum number of volunteer hours are required to complete course credits and college and university professors re potential tasks that might be assigned to students as projects or research.
Other non-traditional places to look for volunteers are in your sports fan base; and local corporations - it is often easier to contribute human resources than financial resources.
Joan Duncan
JDI Consulting
Board recruitment and succession planning is a critical component of all effective Boards. You want to make your Board and organisation an enticing option for new leaders to consider - this is reflected in professional Board operations such as:
- Clear Board job descriptions
- Clear guidelines (regulations) on Board responsibility and operation
- Maintenance of consistent and detailed Board minutes
- Promotion of a culture of collective professional development and empowerment.
To manage the process of attracting new leadership to your Board:
- Formalise a Board nominating committee - year round work to promote, recruit and screen potential candidates for Board posts
- Create a list of characteristics and skill sets that your organisation looks for in potential Board candidates
- Use contacts within and external to the organisation to help recruit quality candidates
- Use testimonials and references from past Board members where possible
Ian Moss
Canadian Olympic Committee
Comment attirons-nous de nouveaux meneurs bénévoles pour notre conseil d'administration?
Comment attirons-nous de nouveaux meneurs bénévoles pour notre conseil d'administration?
Plusieurs organisations sportives ont de la difficulté à conserver un conseil d'administration actif, engagé et efficace. Trop souvent, quand les organisations recrutent des membres pour le conseil d'administration, ils cherchent à peine des «corps chauds» pour occuper la place. Quelques fois cela fonctionne, mais souvent non.
Le recrutement pour le conseil d'administration est semblable au recrutement du personnel. Les membres du conseil d'administration doivent avoir la connaissance, les relations et la volonté pour s'occuper des problèmes auxquels vous faites face en tant qu'organisation. Commencez d'abord par identifier les habiletés, les connaissances, les caractéristiques et l'expérience dont vous avez besoin pour votre conseil d'administration actuel et les prochains défis. Écrivez une description de tâches qui décrit le rôle que vous vous attendez que le nouveau membre joue. Soyez réaliste au sujet de l'engagement de temps.
Travaillez avec votre conseil d'administration existant et le personnel supérieur pour établir une liste de personnes qui répondent à votre portrait. N'oubliez pas de prendre en considération la diversité, la représentation régionale et l'équilibre linguistique. Prenez aussi en considération des représentants du monde des affaires du Canada, spécialement si vous avez un conseil d'administration politique. Ne rejetez personne parce que vous pensez qu'il pourrait être trop occupé ou non intéressé, ou qu'il ne connaît rien sur votre sport.
Même si quelqu'un est contacté qui ne peut pas travailler, il/elle peut connaître quelqu'un d'autre qui pourrait prendre en considération le poste. Les contacts peuvent être utilisés pour recruter le meilleur et le plus intelligent. Utilisez cette liste comme votre liste d'appel. Le DG ou le président du comité des candidatures devrait effectuer les appels, pour déterminer si quelqu'un est intéressé. Choisissez plus d'un candidat pour pouvoir finir avec un nombre dans lequel choisir.
Quand vous avez un(des) nouveau(x) membre(s) du conseil d'administration, N'oubliez pas d'offrir une orientation complète au conseil d'administration, pour qu'ils sachent ce qu'on attend d'eux et sachent comment leur contribution sera évaluée.
Judy Sutcliffe
The Sutcliffe Group Incorporated
La meilleure manière d'attirer de nouveaux bénévoles est parmi vos bénévoles actuels. Donnez aux bénévoles la flexibilité pour qu'ils impliquent des collgues et des amis dans leur travail. Des personnes dont ils croient que leur contribution bénévole est précieuse et appréciée. Cela encouragera fréquemment d'autres personnes à s'impliquer.
Plusieurs professionnels récemment retraités recherchent des manières d'utiliser leurs habiletés et des personnes sans emploi recherchent des manières d'améliorer leurs habiletés et leur C.V. Ces personnes peuvent être inscrites dans des bureaux de bénévoles qu'on trouve dans plusieurs collectivités.
Les étudiants sont une autre source de bénévoles. Parlez avec les professeurs dans les écoles secondaires où un nombre minimum d'heures de bénévolat sont nécessaires pour compléter des crédits de cours et avec des professeurs de collèges et d'universités au sujet de travaux potentiels qui pourraient être assignés à des étudiants comme projets ou recherches.
D'autres endroits non traditionnels pour chercher des bénévoles se trouvent dans votre base d'amateurs de sports; et les entreprises locales - il est souvent plus facile de contribuer avec des ressources humaines que des ressources financières.
Joan Duncan
JDI Consulting
La planification du recrutement et de la succession pour le conseil d'administration est un élément important pour tous les conseils d'administration efficaces. Vous voulez que votre conseil d'administration et votre organisation soient des options excitantes à examiner pour de nouveaux meneurs - cela se reflète dans les opérations professionnelles du conseil d'administration comme:
- Établir les descriptions de tâche du conseil d'administration
- Établir les directives (règlements) sur la responsabilité et l'opération du conseil d'administration
- Conserver des procès-verbaux constants et détaillés du conseil d'administration
- Promouvoir une culture de développement et de prise en charge professionnelle collective.
Gérer la procédure pour attirer du nouveau leadership dans votre conseil d'administration:
- Instaurer un comité de candidature pour le conseil d'administration - un travail à l'année pour promouvoir, recruter et évaluer les candidats potentiels pour les postes du conseil d'administration
- Créer une liste de caractéristiques et d'habiletés que votre organisation recherche pour les candidats potentiels pour votre conseil d'administration
- Utiliser des contacts dans et à l'extérieur de l'organisation pour aider à recruter des candidats de qualité
- Utiliser des témoignages et des références d'anciens membres du conseil d'administration quand c'est possible
Ian Moss
Comité olympique canadien
What is the "best" type of governance structure to adopt for my organisation?
What is the "best" type of governance structure to adopt for my organisation?
There is no one best type of governance structure. While there are many different governance models, the one that is going to work best for you depends on a range of factors: what type of organization you are, your size, your history, your culture, your resources, your capacity... Small organizations with simple mandates and modest budgets can probably operate effectively as 'administrative boards' meaning that board members perform all functions: governance, management and operations. At the other end of the spectrum, a large organization with a more complex mandate and significant budgets is probably better positioned to operate with a policy board, relying upon staff to perform management and operations. The governance structure that will work for you also depends on your history and organizational culture. If things have been done a certain way for a long time, it may be hard to move off that model. Lastly, personalities and leadership qualities also make a difference.
Rachel Corbett
Centre for Sport & Law
Each governance structure has its strengths and limitations - there is not one "best" structure to aspire to, but there are some structures that can be a "best fit" for your organisation over others. It is always good for your Board and membership to review your governance structure to ensure that it remains "fit for purpose" as the organisation evolves. Governance "culture" (a commitment to a strong governance ethos throughout the organisation) is as important (or moreso) than governance structure itself.
Ian Moss
Canadian Olympic Committee
Quel est le «meilleur» genre de structure de gouvernance à adopter pour mon organisation?
Quel est le «meilleur» genre de structure de gouvernance à adopter pour mon organisation?
Il n'y a pas de meilleur genre de structure de gouvernance. Alors qu'il y a plusieurs différents modèles de gouvernance, celui qui fonctionnera le mieux pour vous dépend de plusieurs éléments: quel genre d'organisation êtes-vous, votre grosseur, votre histoire, votre culture, vos ressources, votre capacité ...? De petites organisations avec des mandats simples et des budgets modestes peuvent probablement opérer efficacement avec un «conseil administratif», ce qui signifie que les membres du conseil exécutent toutes les fonctions: gouvernance, gestion et opérations. À l'autre bout du spectre, une grosse organisation avec un mandat plus complexe et des budgets importants est probablement mieux positionnée pour opérer avec un conseil d'administration qui s'occupe des politiques et qui se fie à du personnel pour effectuer la gestion et les opérations. La structure de gouvernance qui fonctionnera pour vous dépend aussi de votre histoire et de votre culture organisationnelle. Si les choses ont été faites d'une certaine manière depuis longtemps, il peut être difficile de changer ce modèle. Enfin, les personnalités et les qualités de leadership font aussi une différence.
Rachel Corbett
Centre pour le sport et la Loi
Chaque structure de gouvernance a ses points forts et ses limites - il n'y a pas de «meilleure» structure à rechercher, mais il y a des structures qui peuvent convenir le mieux à votre organisation par rapport à d'autres. Il est toujours bon pour votre conseil d'administration et vos membres d'examiner votre structure de gouvernance pour assurer qu'elle continue de «correspondre aux besoins» quand l'organisation évolue. La «culture» de gouvernance (un engagement pour une gouvernance forte qui a un impact dans toute l'organisation) est aussi importante (ou plus) que la structure de gouvernance elle-même.
Ian Moss
Comité olympique canadien
How do I post a job to the job board?
How do I post a job to the job board?
You can post a job opportunity in sport at www.sirc.ca/careers/post-job
Comment afficher une offre d’emploi sur le tableau d’affichage des offres d’emploi?
Comment afficher une offre d’emploi sur le tableau d’affichage des offres d’emploi?
Vous pouvez afficher une offre d’emploi dans le domaine du sport en vous adressant à www.sirc.ca/fr/careers/suggerer-un-emploi
Comment envoyer un communiqué de presse au Service de courriel ?
Comment envoyer un communiqué de presse au Service de courriel ?
Pour envoyer un communiqué de presse, adressez-vous à mediarelations@sirc.ca en joignant ledit communiqué.
How do I post a press release to the email service?
How do I post a press release to the email service?
To post a press release, you can contact us at mediarelations@sirc.ca with your press release.
How can I get my journal indexed in the SIRC Collection?
How can I get my journal indexed in the SIRC Collection?
The first step in having a journal included in the SIRC Collection is for it to be evaluated by the SIRC Review Committee. Please send an issue(s) of the journal to SIRC for evaluation. You may send it in electronic format via email to acquisitions@sirc.ca or you can send it by mail to: Acquisitions Department, SIRC - Sport Research, 180 Elgin St., Suite 1400, Ottawa, ON K2P 2K3, Canada.
Comment puis-je indexer mon périodique dans la collection du SIRC ?
Comment puis-je indexer mon périodique dans la collection du SIRC ?
La première étape pour inclure un périodique dans la collection du SIRC est de le soumettre pour évaluation au Comité de révision du SIRC. Veuillez acheminer au SIRC un ou des numéros du périodique à des fins d’évaluation. Vous pouvez le faire parvenir en format électronique à acquisitions@sirc.ca ou en format papier à Acquisitions Department, SIRC - Sport Research, 180, rue Elgin, bureau 1400, Ottawa, ON K2P 2K3, Canada.
Est-ce que le SIRC donne de la formation pour fouiller dans sa collection et utiliser ses ressources ?
Est-ce que le SIRC donne de la formation pour fouiller dans sa collection et utiliser ses ressources ?
Le SIRC enseigne diverses stratégies de recherche en ligne à des individus ou à des groupes scolaires. Le SIRC donne aussi des ateliers de formation aux membres de la communauté sportive. Ces ateliers sont particulièrement conçus autour de thèmes pertinents pour tous ceux qui travaillent dans le monde du sport. Pour plus d’information, veuillez cliquer sur Seminar Series.
Does SIRC provide training on searching its collection and resources?
Does SIRC provide training on searching its collection and resources?
SIRC provides onsite training for individuals and classes where students learn a variety of skills for searching online resources. SIRC also hosts skill development seminars for members of the sport community. These seminars are designed to provide information on topics that are relevant and important to those working in the sport industry. For more information, click on Seminar Series.
How is SIRC related to the SportDiscus™ ?
How is SIRC related to the SportDiscus™ ?
Over 30 years ago, SIRC created a bibliographic database, the SportDiscus™ , to provide online access to its collection. The database eventually became the world's leading database in sport, health, fitness and sports medicine. SIRC sold the SportDiscus™ to EBSCO Publishing Inc., in 2005 however, continues to provide indexing, document delivery and access to sport and fitness associations through SIRC's membership.
Quel est le lien entre le SIRC et SportDiscus™ ?
Quel est le lien entre le SIRC et SportDiscus™ ?
Il y a plus de 30 ans, le SIRC a créé la base de données bibliographiques SportDiscus mc pour donner un accès en ligne à toute sa collection. Avec les années, cette base est devenue le chef de file en matière de données sur le sport, la santé, la condition physique et la médecine du sport. En 2005, le SIRC a vendu SportDiscus mc à EBSCO Publishing Inc, mais s’occupe toujours de l’indexation et de la remise de documents. De plus, en devenant membre du SIRC, les associations du sport et de la condition physique ont accès à SportDiscus mc.
En quoi consiste la collection du SIRC?
En quoi consiste la collection du SIRC?
La collection du SIRC comprend 8 millions de pages sur le sport et la condition physique. Les utilisateurs peuvent effectuer des requêtes dans 760 000 sources sûres issues de milliers de périodiques internationaux, de livres, de périodiques électroniques, de comptes-rendus de congrès, de mémoires, de thèses, de sites Internet et de liens vers des articles en texte intégral remontant aussi loin que le début du 18e siècle et écrits dans plus de 62 langues. Sur le site Internet, on trouve une liste des plus importants périodiques dans la collection du SIRC. La collection du SIRC comprend aussi des livres de référence, des chapitres de livre, des comptes-rendus de congrès, des mémoires, des thèses, des rapports de recherche et des documents audiovisuels.
What is in the SIRC Collection?
What is in the SIRC Collection?
The SIRC Collection has 8 million pages of sport and fitness material. Users can search over 760,000 qualified references from thousands of international periodicals, books, e-journals, conference proceedings, theses, dissertations, and websites as well as direct links to full-text articles dating as far back as the 1700’s and encompassing over 62 different languages. Aperiodical list highlighting some of the journals in the SIRC Collection is posted on this website. The SIRC Collection also contains reference books, book chapters, conference proceedings, dissertations and theses, research reports and audiovisual material.
Is the SIRC resource center open to the public?
Is the SIRC resource center open to the public?
Yes, the resource center is open to the public, Monday to Friday from 8:30 to 4:30 EST. When you visit the resource center you have access to all of SIRC’s resources including reference librarians, online access to the SportDiscus™ Full-text database as well as other bibliographic databases such as SocINDEX, Academic Search Premier, CINAHL, Business Source Premier, Regional Business News, ERIC, and the entire SIRC Collection.
Est-ce que le SIRC est ouvert au public?
Est-ce que le SIRC est ouvert au public?
Oui, le SIRC est ouvert au public du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h HAE. Sur place, vous avez accès à toutes les ressources du SIRC y compris l’aide des bibliothécaires, l’accès en ligne à la base de données des documents intégraux de SportDiscus mc ainsi que l’accès à SocINDEX, Academic Search Premier, CINAHL, Business Source Premier, Regional Business News, ERIC et toute la collection du SIRC.
Où est situé le SIRC ?
Où est situé le SIRC ?
Le SIRC est situé au 180 rue Elgin, bureau 1400 à Ottawa en Ontario, Canada, K2P 2K3.
