Bienvenue dans ce cinquième chapitre du cours sur la gouvernance du sport, nous traiterons de planification stratégique en tant qu'outil principal pour une bonne gouvernance et un leadership efficace.

Dans ce chapitre, nous allons:

• Planification stratégique
• Mots clés
• À quoi ressemble un plan stratégique?
• La mise en œuvre du plan stratégique
• Chapitre 5 Quiz

Planification stratégique

Aperçu

Une vision, une mission, des valeurs et un plan stratégique clairs sont les principaux outils permettant d'assurer un leadership et une gouvernance efficaces. Sans orientation précise sur la direction prise par l'organisme et sur ses priorités, le conseil et les directeurs auront du mal à prendre des décisions sur les mesures à prendre et les occasions à saisir.

Le conseil doit veiller à ce que l'organisme définisse précisément ses objectifs, les stratégies qui lui permettront de les atteindre et les indicateurs lui permettant de savoir qu'ils sont atteints. Ce plan doit être diffusé dans l'organisme, être pertinent pour les intervenants et recueillir leur soutien.

Planification stratégique - Vision, Mission, Values

Rôles et responsabilités:

• Conseil d'Administration : Élabore un plan stratégique (vision, mission, valeurs, objectifs, indicateurs clés de performance)

• Opérations: Met en œuvre le plan stratégique en fonction de la mission et des valeurs

En quoi consiste la planification stratégique?

• Un processus systématique d'approbation - avec l'accord des principales parties intéressées - des priorités essentielles à la mission et respectueuses de l'environnement

• Tel un outil de gestion, ce processus vous invite à poser la question suivante : « Faisons-nous bien ce que nous avons à faire? »

• Tel un outil de leadership, le procédé vous invite aussi à poser la question suivante: «  Faisons-nous ce qu'il faut? »

En quoi consiste la gestion stratégique?

Guider les opérations en cours:

• Adapter les procédés et les systèmes pour prendre en compte les nouveaux risques, les occasions et les leçons apprises

• Déterminer le cycle optimal de planification

• Adapter la terminologie, le style et la mise en place

• Incorporer régulièrement des images du milieu

• Réviser la structure (gouvernance et opérations)

• Monitorage et évaluation

• Impliquer le personnel et les bénévoles

Quand devez-vous faire la planification stratégique?

La planification stratégique devrait s'arrimer à la nature et aux besoins de l'organisation et du milieu dans lequel œuvre l'organisation.

• La planification stratégique doit être réalisée au démarrage de l'organisation. (Le plan stratégique fait généralement partie du plan d'affaires global tout comme les plans de marketing, financier et de gestion/opérations)

• La planification stratégique doit aussi être réalisée en vue d'un nouvel événement d'envergure

• La planification stratégique doit être réalisée au moins une fois par année, et ce, en vue de la prochaine année fiscale (la gestion financière d'une organisation est généralement sur une base annuelle ou en fonction de la fin de l'année fiscale). La planification stratégique doit donc être réalisée en fonction des objectifs organisationnels définis au cours de la prochaine année fiscale tout en identifiant les ressources nécessaires et le financement à cette fin. Ces fonds sont inclus dans la planification budgétaire de la prochaine année fiscale. Néanmoins, toutes les phases du plan stratégique ne doivent pas nécessairement être entièrement réalisées pendant l'année. On devrait réaliser au moins tous les trois ou quatre ans le plan stratégique global. Comme mentionné plus haut, on devrait réaliser ces activités annuellement si l'organisation est aux prises avec des changements majeurs.

• Tous les ans, on devrait mettre à jour le plan annuel.

• Notez bien! Au cours de la mise en œuvre du plan, le CA devrait réviser au moins sur une base trimestrielle ou semestrielle l'évolution du plan. Encore une fois, la fréquence des révisions dépend de la fréquence des changements se présentant dans l'organisation et son milieu.

Quelles sont les étapes à réaliser?

• Dresser un plan stratégique, le diffuser et orienter l'organisme en fonction de ce plan

• Décrire, communiquer, comprendre et assimiler les valeurs qui orientent l'organisme

• Rédiger et réviser régulièrement des énoncés de vision et de mission pour assurer leur pertinence

• Veiller à ce que les ressources humaines et financières correspondent aux priorités stratégiques

• Examiner et évaluer tout l'environnement régulièrement pour veiller à ce que l'organisme et son plan demeurent pertinents et actuels

• Établir des indicateurs de rendement pour que l'organisme sache à quel moment il atteint ses objectifs

À quoi ressemble un plan stratégique?

Points à considérer:

• À Chaque organisme sa mission 
  L'énoncé de mission décrit le but de l'organisme, les objectifs qu'il vise et les raisons pour lesquelles il a été créé. Il décrit ce que fait l'organisme, pour qui et comment. L'énoncé de mission doit poser un cadre de référence clair pour l'organisme. Ce cadre doit être suffisamment précis pour ne pouvoir s'appliquer à aucun autre organisme. 

  En rédigeant un énoncé de mission clair et précis, les organismes évitent les changements de cap, c'est-à-dire la tendance à donner de l'ampleur aux services et de l'expansion à leur champ d'intérêt sans passer par une planification réaliste et un processus décisionnel. Il faut veiller à ce que l'organisme agisse dans le cadre de sa mission et sache limiter ses activités. Mieux vaut suivre la ligne de conduite suivante : « faire tout ce que contient l'énoncé de mission et rien d'autre ».

• Ancrer le plan stratégique dans la réalité; ne pas en faire une liste de vœux pieux 
  En planification stratégique, on encourage la réflexion créative. Trop fréquemment toutefois, les participants s'emportent et dressent des plans qui dépassent la réalité dans laquelle évolue l'organisme. Il faut intégrer les ressources (humaines et financières) disponibles à l'analyse au moment de l'élaboration du plan. Le processus de planification doit reposer sur la réalité concrète.

• Lier directement le plan à la définition du budget et des priorités 
  Une fois les priorités énoncées au terme d'un processus de planification, il convient d'aligner les priorités et les ressources humaines et financières à l'aide d'un plan opérationnel. Si les initiatives prévues dépassent le montant de ressources disponibles, il faut redéfinir les priorités. En liant les priorités du plan stratégique, la répartition des montants budgétaires, du personnel et de la capacité des bénévoles, l'organisme garantit le réalisme de son plan.

• Traiter le syndrome de « la coupe pleine » 
  Lorsqu'on répartit les ressources humaines et financières en fonction d'un plan stratégique, on se rend compte que dans de nombreux cas, les ressources sont déjà affectées aux initiatives en cours. Si la coupe est déjà pleine et qu'il faut pourtant y ajouter quelque chose, il va de soi qu'il faut faire quelques suppressions pour faire de la place. Continuer d'ajouter de nouvelles initiatives à une coupe déjà pleine se soldera par un échec. La planification stratégique permet d'analyser et de prendre des décisions. Ajouter et supprimer des programmes et des services fait partie de ces décisions.

• Ne pas oublier le plan stratégique sur une tablette 
  Il est trop fréquent que l'élaboration du plan stratégique soit considérée comme le résultat final et non comme le moyen d'une gouvernance améliorée. Envisagez le plan sous l'angle d'une feuille de route consultée régulièrement, comme un outil d'aide à la décision sur les orientations à prendre. Pour que le plan reste vivant, essayez de reprendre ses principaux titres dans les ordres du jour des réunions du conseil et de faire en sorte que les décisions et les rapports soient axés sur les objectifs clés et les priorités planifiées.

• Aider le conseil à réfléchir stratégiquement 
  Il est facile pour les directeurs de s'embourber dans les détails et les urgences plutôt que de réfléchir de manière stratégique. Voici quelques stratégies utiles. Ouvrir chaque réunion du conseil par une relecture de la vision, de la mission et des valeurs de l'organisme. Discuter régulièrement des occasions stratégiques susceptibles de se présenter et préparer des simulations. Prévoir un point de l'ordre du jour sur l'analyse de l'environnement. Face aux points à régler, aborder l'aspect général avant d'aller dans les détails.

• Quel est le plus important du processus et du résultat? 
  Le processus d'élaboration d'un plan stratégique est aussi important que le plan final, c'est-à -dire le résultat. Le processus doit intégrer une réflexion stratégique, c.-à -d. que se passe-t-il dans notre organisme? et que se passe-t-il à l'extérieur de l'organisme? Avoir une perspective trop étroite ne donnera pas l'angle de vue nécessaire pour dresser un plan stratégique pluriannuel pertinent. Mobiliser les intervenants pour qu'ils se sentent investis et engagés dans la mise en œuvre du plan est tout aussi important. Enfin, prenez garde à ne pas rester piégé dans le processus. Le processus est le moyen de parvenir au résultat et non le but; le but est la direction que doit suivre l'organisme.

La mise en œuvre du plan stratégique

Aperçu

La planification stratégique ne consiste pas uniquement à produire un plan. La planification sert à donner à l'organisation les moyens pour réaliser le plan. Imaginez le plan stratégique non seulement pour atteindre un objectif, mais pour servir aussi de locomotive. Pour mettre en application un plan stratégique, il faut assigner des fonctions et des responsabilités. Tout au long de la mise en application du plan stratégique, il faudra surveiller son évolution et, vraisemblablement, le réviser au besoin

Comment pouvons-nous réussir?

Recommandations:

Recommandations pour la mise en œuvre d'un plan stratégique avec succès:

• Communiquer

• Demeurer pertinent

• Délimiter

• Évaluer les progrès

• Former et éduquer

• S'impliquer

• Budget

• Montrer les premiers résultats

• Célébrer les succès

• Culture du « c'est possible »

En bref

Dans ce chapitre, nous avons appris ce qui suit:

• Un plan stratégique est un outil de gestion, de leadership et un processus systématique permettant à une organisation - en accord avec ses principales parties intéressées - d'établir des priorités essentielles à sa mission et respectueuses de l'environnement.

• La planification stratégique devrait prendre en compte la nature et les besoins de l'organisation ainsi que le milieu environnant.

• Les étapes à franchir pour élaborer un plan stratégique.

• Les recommandations au sujet de l'élaboration d'un plan stratégique sont, entre autres, les suivantes : s'assurer de l'unicité de la mission, ancrer le plan stratégique dans la réalité - ce ne sont pas seulement des souhaits, relier le plan directement au budget et aux priorités, faire attention au risque « d'en avoir plein les bras », éviter que le plan se retrouve sur une tablette, aider le CA à penser en termes de stratégies et choisir entre le processus et le résultat.

• La planification stratégique ne consiste pas uniquement à produire un plan. Elle sert à donner à l'organisation les moyens pour réaliser le plan.

Quiz

Maintenant que vous avez terminé ce chapitre, rendez-vous au quiz et testez vos connaissances.